Ihr Grosskunde verlangt Nachhaltigkeitsdaten — was tun?

Sie haben Post bekommen — und jetzt?

Sie kennen das Szenario: Montagmorgen, E-Mail vom Key Account Manager Ihres grössten Kunden. Im Anhang ein Excel-Fragebogen mit Feldern wie «Scope-1-Emissionen», «Wasserentnahme in m3» und «GAV-Abdeckung». Betreff: «Sustainability Data Request — Lieferantenbefragung 2026». Frist: 30 Tage.

Der erste Impuls ist verständlich: Panik. Oder Ärger. Oder beides.

Atmen Sie durch. Sie sind nicht allein — Tausende Schweizer KMU erhalten gerade zum ersten Mal solche Anfragen. Und die gute Nachricht: Das ist machbar. Die meisten Daten haben Sie bereits. Sie wissen es nur noch nicht.

Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt, was hinter der Anfrage steckt, welche Daten tatsächlich verlangt werden, woher Sie diese bekommen und wie Sie in überschaubarer Zeit eine professionelle Antwort liefern.

Warum fragt mein Kunde plötzlich nach Nachhaltigkeitsdaten?

Ihr Kunde fragt nicht aus Idealismus — er fragt, weil er gesetzlich dazu verpflichtet ist.

Die CSRD und Scope-3-Emissionen

In der EU verpflichtet die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) grosse Unternehmen dazu, ihre gesamte Wertschöpfungskette offenzulegen. Dazu gehören die sogenannten Scope-3-Emissionen — also alle Treibhausgasemissionen, die nicht im eigenen Betrieb entstehen, sondern bei Zulieferern, Transporteuren und Dienstleistern.

Konkret: Wenn Ihr Kunde ein Produkt herstellt und Sie eine Komponente zuliefern, muss er die Emissionen Ihrer Produktion in seinen Bericht aufnehmen. Dafür braucht er Ihre Daten.

Art. 964a OR — die Schweizer Pflicht

Auch in der Schweiz besteht seit 2024 eine Berichtspflicht. Gemäss Art. 964a OR müssen Unternehmen von öffentlichem Interesse (börsenkotiert, Banken, Versicherungen) mit über 500 Mitarbeitenden und einer Bilanzsumme von CHF 20 Mio. oder einem Umsatz von CHF 40 Mio. jährlich einen nichtfinanziellen Bericht erstellen.

Diese rund 300 Schweizer Grossunternehmen müssen auch über ihre Lieferkette berichten. Wenn Sie an eine Migros, Nestlé, ABB, Geberit oder eine grosse Kantonalbank liefern — dann kommt die Anfrage von dort.

Der Bundesrat plant zudem, die Schwellenwerte auf 250 Mitarbeitende zu senken, was den Kreis auf rund 3'500 Unternehmen erweitern würde. Der Druck auf Zulieferer wird also zunehmen, nicht abnehmen.

Zusammengefasst

Was wird typischerweise gefragt?

Die genauen Fragen variieren je nach Kunde. Aber die meisten Fragebögen decken dieselben Kernthemen ab — und zwar genau die Themen, die der EFRAG VSME-Standard definiert:

Umweltdaten

• Energieverbrauch: Strom (kWh), Heizöl (Liter), Erdgas (kWh), Diesel und Benzin für Firmenfahrzeuge (Liter)
• Treibhausgasemissionen: Scope 1 (direkte Emissionen aus Heizung, Fahrzeugen) und Scope 2 (indirekte Emissionen aus eingekauftem Strom), jeweils in Tonnen CO2-Äquivalenten (tCO2e)
• THG-Intensität: Emissionen pro Umsatzeinheit (tCO2e / CHF Umsatz)
• Wasserverbrauch: Wasserentnahme in Kubikmetern (m3)
• Abfall: Gesamtabfall in Tonnen, davon Sonderabfall und recycelter Anteil

Sozialdaten

• Mitarbeiterzahl: Gesamtzahl, Geschlechterverteilung, befristete vs. unbefristete Verträge
• Arbeitsschutz: Anzahl meldepflichtiger Arbeitsunfälle, Todesfälle
• Vergütung: Einhaltung des Mindestlohns, Abdeckung durch Gesamtarbeitsverträge (GAV)
• Weiterbildung: Durchschnittliche Weiterbildungsstunden pro Mitarbeitenden

Governance

• Korruption: Verurteilungen oder Bussen wegen Korruption/Bestechung im Berichtsjahr
• Nachhaltigkeitspolitik: Besteht eine schriftliche Nachhaltigkeitspolitik? Gibt es Reduktionsziele?

Was NICHT gefragt wird

Wichtig zu wissen: Das VSME-Basismodul verlangt keine Scope-3-Emissionen von Ihnen. Sie müssen also nicht Ihre eigene Lieferkette durchleuchten. Ebenso wenig wird eine Wesentlichkeitsanalyse, eine Klimastrategie oder eine Due-Diligence-Prüfung verlangt. Das sind Anforderungen des umfangreicheren Comprehensive Module, das für die allermeisten KMU nicht relevant ist.

Was ist der Value Chain Cap — und warum schützt er Sie?

Die EU arbeitet an einem delegierten Rechtsakt (erwartet Juni 2026), der einen sogenannten Wertschöpfungsketten-Deckel (Value Chain Cap) einführt. Dieser besagt: Grossunternehmen dürfen von ihren KMU-Zulieferern maximal die Informationen verlangen, die im VSME-Standard enthalten sind.

Das bedeutet konkret:

• Ihr Kunde darf Sie nicht nach Scope-3-Daten fragen (das ist im VSME Basic Module nicht enthalten)
• Ihr Kunde darf keinen umfassenderen Bericht verlangen als das, was der VSME vorsieht
• Der VSME wird zum De-facto-Standard und zur Obergrenze für Lieferkettenanfragen

Für Sie als KMU ist das eine gute Nachricht: Der Aufwand ist begrenzt und klar definiert. Wenn Sie den VSME Basic Module ausfüllen, haben Sie alles abgedeckt, was Ihr Kunde verlangen darf.

Welche Daten habe ich bereits?

Hier die beruhigende Wahrheit: Die meisten Daten liegen bereits in Ihrem Unternehmen vor. Sie sind nur über verschiedene Abteilungen und Dokumente verteilt.

Ein konkretes Beispiel

Stellen Sie sich ein Metallbau-KMU in Winterthur vor, 35 Mitarbeitende, CHF 8 Mio. Umsatz:

• Strom: Jahresrechnung vom EKZ zeigt 145'000 kWh
• Heizöl: 12'000 Liter laut Lieferschein der Brennstoffhandlung
• Diesel Firmenfahrzeuge: 8'500 Liter aus der Tankkarten-Abrechnung
• Wasser: 420 m3 laut Gemeinderechnung
• Abfall: Entsorgungsvertrag zeigt 18 Tonnen Gesamtabfall, davon 2 Tonnen Sonderabfall (Schneidöle), 12 Tonnen Metallschrott zum Recycling
• Mitarbeitende: 35 Personen (28 Männer, 7 Frauen), alle unbefristet, 3 Teilzeit
• Arbeitsunfälle: 1 meldepflichtiger Unfall (SUVA-Akten)
• GAV: 100% unter GAV Metallbau abgedeckt
• Weiterbildung: Durchschnittlich 16 Stunden pro Person (Sicherheitsschulungen, Schweisszertifikate)
• Korruption: Keine Vorfälle

Alle diese Daten liegen vor. Es ist kein einziger Wert, den das Unternehmen erst erheben müsste.

Wie werden die Emissionen berechnet?

Sie müssen keine Klimawissenschaftlerin sein. Die Berechnung ist im Grunde eine Multiplikation:

Verbrauch (kWh, Liter) x Emissionsfaktor = Emissionen (kg CO2e)

Für Schweizer Unternehmen empfehlen sich die KBOB-Emissionsfaktoren (Koordinationskonferenz der Bau- und Liegenschaftsorgane des Bundes), die auf ecoinvent-Daten basieren und in der Schweiz breit anerkannt sind.

Die aktuellen Faktoren (Version 8.02, 2009/1:2022):

Für unser Winterthurer Metallbau-KMU ergibt das:

THG-Intensität: 85.0 / 8'000'000 = 0.0000106 tCO2e/CHF (oder 10.6 tCO2e pro Mio. CHF Umsatz).

Das ist die gesamte Berechnung. Kein Hexenwerk.

Schritt für Schritt: Was Sie jetzt tun sollten

Schritt 1: Ruhe bewahren und die Anfrage verstehen

Lesen Sie den Fragebogen Ihres Kunden sorgfältig durch. Identifizieren Sie:

• Frist: Wie viel Zeit haben Sie? (Meistens 30–60 Tage)
• Format: Wird ein bestimmtes Format verlangt oder reicht ein freies Dokument?
• Ansprechperson: Wer beim Kunden ist zuständig? Scheuen Sie sich nicht, Rückfragen zu stellen.

Schritt 2: Daten sammeln

Sammeln Sie die Grunddokumente aus dem letzten Geschäftsjahr:

1. Jahresrechnung (Umsatz, Bilanzsumme)
2. Energierechnungen (Strom, Gas, Heizöl)
3. Tankbelege / Tankkarten-Abrechnung
4. Wasserrechnung
5. Entsorgungsrechnungen / Abfallstatistik
6. Personalstatistik (Kopfzahl, Geschlecht, Vertragsarten)
7. SUVA-Unfallmeldungen
8. Weiterbildungsübersicht

Schritt 3: Bericht erstellen

Sie haben zwei Optionen:

Option A: Mit einem geführten Tool (30–60 Minuten)

Ein Tool wie QuickVSME übersetzt den VSME-Standard in einen geführten Assistenten. Sie geben Ihre Verbrauchsdaten ein, das Tool berechnet die Emissionen automatisch mit KBOB-Faktoren und erstellt ein PDF in vier Sprachen (DE, EN, FR, IT). Preis: CHF 49 pro Deklaration, kein Abo.

Option B: Manuell mit der EFRAG-Vorlage (2–4 Stunden)

Sie können die offizielle EFRAG-Excel-Vorlage herunterladen und selbst ausfüllen. Das ist kostenfrei, erfordert aber mehr Einarbeitung — insbesondere bei der THG-Berechnung und dem korrekten Ausfüllen der XBRL-Felder.

Schritt 4: Bericht einreichen

Senden Sie den fertigen Bericht (PDF oder ausgefülltes Excel) an Ihren Kunden. Bewahren Sie eine Kopie und die zugrundeliegenden Belege (Rechnungen, Lieferscheine) auf — idealerweise für mindestens fünf Jahre.

Was passiert, wenn ich nicht antworte?

Hier ist es wichtig, ehrlich zu sein: Es gibt keine gesetzliche Pflicht für KMU, auf eine Lieferantenanfrage zu antworten. Sie werden nicht gebüsst, nicht verklagt, nicht vom SECO besucht.

Aber es gibt ein geschäftliches Risiko.

Ihr Grosskunde muss über seine Lieferkette berichten. Wenn Sie keine Daten liefern, hat er drei Optionen:

1. Schätzen: Er verwendet Branchendurchschnitte, die vermutlich schlechter ausfallen als Ihre tatsächlichen Werte. Ihr Unternehmen sieht auf dem Papier schlechter aus, als es ist.
2. Ersetzen: Er sucht sich einen Lieferanten, der die Daten liefert. Bei gleicher Qualität und gleichem Preis gewinnt der Lieferant mit dem Nachhaltigkeitsbericht.
3. Tolerieren: Er akzeptiert die Lücke — vorerst. Aber mit jeder Berichtsperiode wird der Druck grösser.

Die Realität: Grosse Einkaufsabteilungen führen zunehmend ESG-Scorecards für ihre Lieferanten. Wer keine Daten liefert, verliert Punkte. Wer Punkte verliert, verliert bei der nächsten Ausschreibung.

Das Risiko ist nicht legal — es ist kommerziell. Und es ist vermeidbar.

Wie viel Zeit muss ich investieren?

Für die meisten KMU mit 10–100 Mitarbeitenden ist die erste Option der pragmatischste Weg. Die Datenerhebung (Rechnungen zusammensuchen) dauert typischerweise länger als das Ausfüllen selbst.

Muss ich das jedes Jahr wiederholen?

Ja — Ihr Kunde wird jährlich berichten und entsprechend jährlich Daten anfordern. Aber: Das zweite Mal geht deutlich schneller. Die Datenquellen kennen Sie dann bereits, die Struktur bleibt gleich, und viele Werte ändern sich nur marginal.

Planen Sie die Datenerhebung am besten direkt nach dem Jahresabschluss ein. Wenn Ihr Treuhänder die Bilanz abschliesst, haben Sie ohnehin alle Zahlen griffbereit.

Checkliste: Nachhaltigkeitsdaten für Ihren Kunden

• Anfrage gelesen, Frist notiert, Ansprechperson identifiziert
• Jahresabschluss bereitgelegt (Umsatz, Bilanzsumme)
• Energierechnungen gesammelt (Strom, Gas, Heizöl)
• Treibstoffbelege zusammengestellt (Diesel, Benzin Firmenfahrzeuge)
• Wasserrechnung herausgesucht
• Entsorgungsrechnungen / Abfallstatistik bereitgelegt
• Personalstatistik erstellt (Kopfzahl, Geschlecht, Vertragsarten, Teilzeit)
• SUVA-Unfallmeldungen geprüft
• GAV-Abdeckung abgeklärt
• Weiterbildungsstunden pro Mitarbeitenden berechnet
• Korruptionsvorfälle geprüft (hoffentlich: keine)
• Bericht erstellt (via QuickVSME oder EFRAG-Vorlage)
• Bericht an Kunden gesendet
• Kopie und Belege archiviert

Fazit: Es ist einfacher, als Sie denken

Wenn Sie diesen Artikel bis hierhin gelesen haben, wissen Sie bereits mehr über Nachhaltigkeitsberichterstattung als 90% der Schweizer KMU-Geschäftsführerinnen und -Geschäftsführer. Das Thema klingt kompliziert — ist es aber nicht, wenn man es auf die Kernfrage reduziert: Welche Zahlen habe ich, und wie bringe ich sie in ein standardisiertes Format?

Der VSME-Standard gibt Ihnen genau dieses Format. Der Value Chain Cap stellt sicher, dass niemand mehr von Ihnen verlangen kann. Und die Daten haben Sie bereits — in Ihren Rechnungen, Ihrer Lohnbuchhaltung und Ihren SUVA-Meldungen.

30–60 Minuten. CHF 49. Dann ist die Anfrage Ihres Kunden beantwortet — professionell, standardkonform und vollständig.

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zur Berichterstattungspflicht Ihres Unternehmens konsultieren Sie bitte Ihre Revisionsstelle oder einen spezialisierten Berater.

Quellen: Art. 964a OR, EFRAG VSME, KBOB Oekobilanzdaten, EC Recommendation C(2025) 4984