Modèle Excel VSME EFRAG vs QuickVSME : lequel choisir ?

Qu'est-ce que le modèle Excel VSME de l'EFRAG ?

En juillet 2025, l'EFRAG a publié le standard volontaire de reporting de durabilité pour les PME (VSME). Parallèlement au standard lui-même, un modèle numérique de reporting au format Excel/XBRL a été mis à disposition : le VSME Digital Template 1.0.0.

Ce fichier Excel est la voie officielle pour remplir et soumettre un rapport VSME Basic Module. Il est gratuit, provient directement de l'organisme de normalisation et associe chaque point de données à la taxonomie XBRL correspondante. Si vous êtes une PME à qui un client, une banque ou un investisseur a demandé des données de durabilité, ce modèle est généralement le point de départ.

Le modèle couvre environ 46 points de données répartis sur 11 sections (B1 à B11) : identification de l'entreprise, énergie et émissions, eau, déchets, données sur les effectifs, santé et sécurité, rémunération et gouvernance. Sur ces 46 points, 27 sont obligatoires, 15 conditionnels et 4 volontaires.

À quoi ressemble concrètement le remplissage du modèle Excel ?

Télécharger le fichier est facile. Le remplir, c'est là que les choses se compliquent.

Lorsque vous ouvrez le VSME Digital Template, vous trouvez un tableur structuré avec des colonnes balisées XBRL. Chaque ligne correspond à une exigence de divulgation du standard. Les cellules attendent des types de données spécifiques : nombres, dates, booléens oui/non ou textes narratifs libres. Les indications dans les cellules sont minimales. Si vous ne savez pas ce qu'est un « code NACE » ou ce que signifient les « émissions GES Scope 2 », le tableur ne vous l'expliquera pas.

Voici à quoi ressemble l'expérience typique :

Étape 1 : Comprendre la structure. Le modèle contient plusieurs onglets. Vous devez déterminer lesquels s'appliquent au Basic Module et lesquels au Comprehensive Module. Il n'y a pas de signalétique évidente pour les utilisateurs novices.

Étape 2 : Rassembler vos données. Vous aurez besoin des factures d'énergie (électricité en kWh, mazout en litres, gaz naturel en kWh), des justificatifs de carburant de la flotte, des factures d'eau, des relevés d'élimination des déchets, des données d'effectifs RH, des registres d'accidents et des relevés de formation. Rien d'extraordinaire, mais le modèle ne vous dit pas où trouver ces informations.

Étape 3 : Rechercher les facteurs d'émission. C'est là que la plupart des PME bloquent. Le modèle exige que vous déclariez les émissions de gaz à effet de serre Scope 1 et Scope 2 en tonnes de CO2 équivalent (tCO2e). Il ne les calcule pas pour vous. Vous devez trouver les facteurs d'émission corrects pour votre pays et vos sources d'énergie, puis multiplier manuellement vos données de consommation par ces facteurs.

Pour les entreprises suisses, la référence standard est la base de données KBOB (version 8.02, 2009/1:2022). Pour l'électricité, c'est 0,128 kg CO2e par kWh. Pour le mazout, 3,24 kg CO2e par litre. Pour le gaz naturel, 0,228 kg CO2e par kWh. Vous devez savoir que ces chiffres existent, trouver la bonne version du jeu de données, localiser la ligne correcte dans le tableau KBOB et appliquer le facteur correctement.

Étape 4 : Saisir les données. Facteurs en main, vous entrez les valeurs dans les cellules appropriées. Il n'y a aucune validation intégrée. Si vous saisissez accidentellement l'électricité en MWh au lieu de kWh, ou si vous confondez litres et mètres cubes, le tableur l'accepte sans broncher.

Étape 5 : Exporter ou soumettre. Le fichier complété peut être enregistré au format Excel ou exporté en format XBRL pour une soumission numérique. Le résultat est un tableur, pas un rapport formaté.

Pour quelqu'un ayant de l'expérience avec XBRL ou un bagage en reporting d'entreprise, ce processus est gérable. Pour une entreprise manufacturière de 15 personnes qui fait du reporting de durabilité pour la première fois, c'est réellement difficile. D'après les retours utilisateurs et nos tests, le remplissage initial prend généralement 2 à 4 heures — en supposant que les données sources sont déjà rassemblées.

Qu'est-ce que QuickVSME fait différemment ?

QuickVSME est un outil en ligne qui traduit le même VSME Basic Module en un assistant guidé en 4 étapes. Il couvre les mêmes 46 points de données mais transforme l'expérience de saisie.

Saisie guidée au lieu de cellules brutes. Chaque champ inclut une explication en langage courant de ce qui est demandé, pourquoi c'est important et quelle unité est attendue. Si un champ est conditionnel (requis uniquement si applicable à votre activité), QuickVSME vous le signale et vous permet de le sauter.

Calcul automatique des émissions GES. Vous saisissez votre consommation d'énergie dans les unités que vous possédez déjà (kWh d'électricité, litres de mazout, litres de diesel). QuickVSME applique automatiquement les facteurs d'émission KBOB 2022 v8.0 et calcule vos émissions Scope 1, Scope 2 et le ratio d'intensité GES. Aucune recherche manuelle de facteurs nécessaire.

Validation intégrée. Si vos déchets dangereux plus vos déchets non dangereux ne correspondent pas au total des déchets, QuickVSME signale l'erreur avant que vous ne puissiez continuer. Si vos déchets recyclés dépassent votre total de déchets, un avertissement s'affiche. Le modèle Excel laisse passer ces erreurs en silence.

Téléchargement de justificatifs. Pour chaque section, vous pouvez télécharger des documents justificatifs (factures d'énergie, relevés d'élimination des déchets, données RH) directement dans l'outil. Ceux-ci sont conservés dans un coffre-fort de preuves sécurisé lié à votre déclaration. Si un auditeur ou un partenaire de la chaîne d'approvisionnement demande des preuves, tout est au même endroit.

Sortie PDF en 4 langues. La déclaration finalisée est exportée sous forme de rapport PDF formaté, prêt à envoyer à quiconque l'a demandé. QuickVSME prend en charge l'allemand, l'anglais, le français et l'italien — une PME suisse avec un partenaire francophone peut ainsi générer le rapport dans la langue appropriée.

Temps de réalisation : moins de 60 minutes avec les données sources en main, contre 2 à 4 heures pour le modèle Excel.

Comparaison côte à côte

Quand le modèle Excel est-il le bon choix ?

Le modèle EFRAG est l'outil adapté dans plusieurs situations :

• Vous avez de l'expérience avec XBRL. Si votre équipe travaille déjà avec des taxonomies de reporting structuré, le modèle vous sera familier et la sortie XBRL peut être exactement ce dont vous avez besoin.
• Vous souhaitez un contrôle maximal sur le formatage. Le fichier Excel est entièrement modifiable. Vous pouvez ajouter des onglets, des notes ou du contexte supplémentaire qu'un outil guidé ne pourrait pas accommoder.
• Vous voulez intégrer le processus dans vos flux de reporting existants. Si votre entreprise dispose déjà d'un processus de collecte de données basé sur Excel, ajouter le modèle VSME à ce flux peut être plus simple que d'introduire un nouvel outil.
• Le budget est nul. Le modèle est gratuit. Si CHF 49 ne rentre pas dans le budget, le modèle fait le travail.
• Vous êtes consultant et préparez des rapports pour plusieurs clients et avez besoin de personnaliser la structure pour chaque mandat.

Le modèle est un outil légitime et bien structuré. Il a été conçu par le même organisme qui a rédigé le standard. Pour les rapporteurs expérimentés, il est efficace et complet.

Quand QuickVSME est-il le bon choix ?

QuickVSME a été conçu pour un profil d'utilisateur différent :

• Vous faites du reporting pour la première fois. Si des termes comme « émissions Scope 2 » et « ratio d'intensité GES » sont nouveaux pour vous, les explications guidées vous font gagner un temps considérable et réduisent le risque d'erreurs.
• Vous ne connaissez pas les facteurs d'émission par cœur. La plupart des dirigeants de PME ne les connaissent pas. QuickVSME applique les facteurs KBOB automatiquement, sans que vous ayez besoin de les chercher, de vérifier la version ou de risquer d'utiliser des chiffres obsolètes.
• Vous voulez en finir en moins d'une heure. Avec vos factures d'énergie et données RH en main, l'assistant vous guide champ par champ dans l'ordre. Pas besoin de naviguer entre des onglets ou de chercher la bonne cellule.
• Vous avez besoin d'un résultat présentable. Un PDF formaté dans la langue du destinataire est plus professionnel que de transférer un tableur brut.
• Vous voulez joindre des justificatifs au rapport. Si votre partenaire commercial ou votre banque risque de demander des pièces justificatives, les avoir liées à la déclaration évite un aller-retour supplémentaire.
• Vous êtes une PME suisse. Les facteurs d'émission KBOB et l'interface en CHF sont conçus spécifiquement pour le contexte suisse.

Le coût caché du « gratuit »

Le modèle Excel ne coûte rien à télécharger. Mais il n'est pas gratuit à utiliser.

Une estimation prudente pour un rapporteur novice : 3 heures du temps du chef d'entreprise pour comprendre la structure, rechercher les facteurs d'émission, saisir les données, vérifier les calculs et formater le résultat. À un coût d'opportunité modeste de CHF 80 de l'heure, cela représente CHF 240 de temps investi.

Au-delà du temps, il y a le risque d'erreurs de calcul. Appliquer le mauvais facteur d'émission, utiliser une version obsolète de la base KBOB ou décaler une virgule peut produire une déclaration techniquement incorrecte. Si cette déclaration est partagée avec un partenaire de la chaîne d'approvisionnement effectuant une vérification préalable, une erreur mine la crédibilité.

Il n'y a pas non plus de piste d'audit. Si quelqu'un vous demande six mois plus tard comment vous avez calculé votre chiffre Scope 1, vous dépendez de votre mémoire et des notes que vous avez conservées à côté du tableur.

QuickVSME coûte CHF 49. Ce prix couvre l'assistant guidé, les calculs automatiques avec des facteurs d'émission vérifiés, la validation, le stockage des justificatifs et un PDF formaté. Pour la plupart des PME, les gains de temps seuls justifient le coût dans les 30 premières minutes.

Lequel choisir ?

Si vous êtes à l'aise avec le reporting structuré, connaissez vos facteurs d'émission et souhaitez une sortie XBRL, téléchargez le modèle EFRAG et utilisez-le. C'est un outil solide conçu par les auteurs du standard.

Si vous êtes une PME remplissant une déclaration de durabilité pour la première fois et que vous souhaitez bien faire sans y consacrer un après-midi, QuickVSME est conçu exactement pour cette situation.

Les deux voies produisent une déclaration VSME Basic Module valide. La différence réside dans le temps que vous y consacrez.

Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique ou financier. Pour des conseils spécifiques à vos obligations de reporting, consultez votre organe de révision ou un conseiller spécialisé en durabilité.

Sources : EFRAG VSME Standard, KBOB Données de cycle de vie, Recommandation de la Commission européenne C(2025) 4984