EFRAG VSME Excel-Vorlage vs QuickVSME: Was ist besser für KMU?

Was ist die EFRAG VSME Excel-Vorlage?

Im Juli 2025 veröffentlichte die EFRAG den Voluntary Sustainability Reporting Standard for SMEs (VSME). Zusammen mit dem Standard stellte sie eine digitale Berichtsvorlage im Excel/XBRL-Format bereit: das VSME Digital Template 1.0.0.

Diese Excel-Datei ist der offizielle Weg, einen VSME-Basic-Module-Bericht auszufüllen und einzureichen. Sie ist kostenlos, stammt direkt von der standardsetzenden Organisation und ordnet jeden Datenpunkt der korrekten XBRL-Taxonomie zu. Wenn Sie als KMU von einem Kunden, einer Bank oder einem Investor nach Nachhaltigkeitsdaten gefragt wurden, ist diese Vorlage der typische Ausgangspunkt.

Die Vorlage deckt rund 46 Datenpunkte in 11 Abschnitten (B1 bis B11) ab: Unternehmensidentifikation, Energie und Emissionen, Wasser, Abfall, Belegschaftsdemografie, Arbeitssicherheit, Vergütung und Governance. Davon sind 27 obligatorisch, 15 bedingt und 4 freiwillig.

Wie sieht das Ausfüllen der Excel-Vorlage in der Praxis aus?

Die Datei herunterzuladen ist einfach. Das Ausfüllen wird dann kompliziert.

Wenn Sie das VSME Digital Template öffnen, finden Sie eine strukturierte Tabelle mit XBRL-getaggten Spalten. Jede Zeile entspricht einer Offenlegungsanforderung aus dem Standard. Die Zellen erwarten bestimmte Datentypen: Zahlen, Daten, Ja/Nein-Werte oder Freitextbeschreibungen. Es gibt nur minimale Hilfestellungen in den Zellen. Wenn Sie nicht wissen, was ein «NACE-Code» ist oder was «Scope-2-THG-Emissionen» bedeutet, erklärt Ihnen die Tabelle das nicht.

So sieht die Erfahrung typischerweise aus:

Schritt 1: Struktur verstehen. Die Vorlage hat mehrere Tabellenblätter. Sie müssen herausfinden, welche Blätter für das Basic Module und welche für das Comprehensive Module gelten. Es gibt keine offensichtliche Orientierungshilfe für Erstnutzer.

Schritt 2: Daten zusammenstellen. Sie brauchen Energierechnungen (Strom in kWh, Heizöl in Litern, Erdgas in kWh), Tankkartenabrechnungen, Wasserrechnungen, Entsorgungsbelege, HR-Mitarbeiterdaten, Unfallprotokolle und Weiterbildungsnachweise. Nichts davon ist ungewöhnlich, aber die Vorlage sagt Ihnen nicht, wo Sie es finden.

Schritt 3: Emissionsfaktoren nachschlagen. Hier bleiben die meisten KMU stecken. Die Vorlage verlangt, dass Sie Scope-1- und Scope-2-Treibhausgasemissionen in Tonnen CO2-Äquivalenten (tCO2e) angeben. Sie berechnet sie aber nicht für Sie. Sie müssen die korrekten Emissionsfaktoren für Ihr Land und Ihre Energiequellen finden und dann Ihre Verbrauchsdaten manuell damit multiplizieren.

Für Schweizer Unternehmen sind die Referenzwerte die KBOB-Ökobilanzdaten (Version 8.02, 2009/1:2022). Für Strom sind das 0,128 kg CO2e/kWh. Für Heizöl 3,24 kg CO2e/Liter. Für Erdgas 0,228 kg CO2e/kWh. Sie müssen wissen, dass diese Werte existieren, die richtige Version des Datensatzes finden, die korrekte Zeile in der KBOB-Tabelle lokalisieren und den Faktor korrekt anwenden.

Schritt 4: Daten eingeben. Mit den Faktoren in der Hand geben Sie die Werte in die entsprechenden Zellen ein. Es gibt keine eingebaute Validierung. Wenn Sie versehentlich Strom in MWh statt kWh eingeben oder Liter mit Kubikmetern verwechseln, akzeptiert die Tabelle das kommentarlos.

Schritt 5: Exportieren oder einreichen. Die ausgefüllte Datei kann als Excel gespeichert oder im XBRL-Format zur digitalen Übermittlung exportiert werden. Das Ergebnis ist eine Tabelle, kein formatierter Bericht.

Für jemanden mit XBRL-Erfahrung oder einem Hintergrund in Unternehmensberichterstattung ist dieser Prozess machbar. Für ein 15-Personen-Fertigungsunternehmen, das zum ersten Mal eine Nachhaltigkeitsberichterstattung durchführt, ist er genuinely schwierig. Basierend auf Nutzerfeedback und Tests dauert das erstmalige Ausfüllen typischerweise 2 bis 4 Stunden — vorausgesetzt, die Quelldaten sind bereits gesammelt.

Was macht QuickVSME anders?

QuickVSME ist ein webbasiertes Tool, das dasselbe VSME Basic Module in einen geführten 4-Schritte-Assistenten übersetzt. Es deckt die identischen 46 Datenpunkte ab, verändert aber die Erfahrung beim Ausfüllen.

Geführte Eingabe statt roher Zellen. Jedes Feld enthält eine verständliche Erklärung, was gefragt wird, warum es wichtig ist und welche Einheit erwartet wird. Wenn ein Feld bedingt ist (nur erforderlich, wenn auf Ihr Unternehmen zutreffend), sagt Ihnen QuickVSME das und lässt Sie es überspringen.

Automatische THG-Berechnung. Sie geben Ihren Energieverbrauch in den Einheiten ein, die Sie bereits haben (kWh Strom, Liter Heizöl, Liter Diesel). QuickVSME wendet automatisch die korrekten KBOB-2022-v8.0-Emissionsfaktoren an und berechnet Scope 1, Scope 2 und die THG-Intensität. Kein manuelles Nachschlagen nötig.

Eingebaute Validierung. Wenn Ihr Sonderabfall plus übriger Abfall nicht den Gesamtabfall ergibt, zeigt QuickVSME einen Fehler an, bevor Sie fortfahren können. Wenn Ihr recycelter Abfall den Gesamtabfall übersteigt, sehen Sie eine Warnung. Die Excel-Vorlage lässt diese Fehler unbemerkt durch.

Belegupload. Für jeden Abschnitt können Sie Belege (Energierechnungen, Entsorgungsquittungen, HR-Daten) direkt im Tool hochladen. Diese werden in einem sicheren Dokumententresor gespeichert, der mit Ihrer Deklaration verknüpft ist. Wenn ein Prüfer oder Lieferkettenpartner Nachweise verlangt, haben Sie alles an einem Ort.

PDF-Ausgabe in 4 Sprachen. Die fertige Deklaration wird als formatierter PDF-Bericht exportiert, versandfertig an den Empfänger. QuickVSME unterstützt Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch — ein Schweizer KMU mit einem französischsprachigen Lieferkettenpartner kann den Bericht in der passenden Sprache erstellen.

Bearbeitungszeit: unter 60 Minuten mit vorhandenen Quelldaten, verglichen mit 2–4 Stunden für die Excel-Vorlage.

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Wann ist die Excel-Vorlage die richtige Wahl?

Die EFRAG-Vorlage ist in mehreren Szenarien das richtige Werkzeug:

• Sie haben XBRL-Erfahrung. Wenn Ihr Team bereits mit strukturierten Berichtstaxonomien arbeitet, wird sich die Vorlage vertraut anfühlen, und die XBRL-Ausgabe ist möglicherweise genau das, was Sie brauchen.
• Sie wollen maximale Kontrolle über die Formatierung. Die Excel-Datei ist vollständig editierbar. Sie können eigene Tabellenblätter, Notizen oder zusätzlichen Kontext hinzufügen, den ein geführtes Tool möglicherweise nicht abbildet.
• Sie wollen in bestehende Berichtsworkflows integrieren. Wenn Ihr Unternehmen bereits einen Excel-basierten Datenerhebungsprozess hat, kann es einfacher sein, die VSME-Vorlage in diesen Workflow einzufügen, als ein neues Tool einzuführen.
• Das Budget ist null. Die Vorlage ist kostenlos. Wenn CHF 49 nicht im Budget sind, erfüllt die Vorlage ihren Zweck.
• Sie sind Berater und erstellen Berichte für mehrere Kunden und müssen die Struktur für jedes Mandat anpassen.

Die Vorlage ist ein seriöses, gut strukturiertes Werkzeug. Sie wurde von derselben Organisation entwickelt, die den Standard verfasst hat. Für erfahrene Berichterstatter ist sie effizient und vollständig.

Wann ist QuickVSME die richtige Wahl?

QuickVSME ist für ein anderes Nutzerprofil konzipiert:

• Sie erstellen erstmals einen Bericht. Wenn Begriffe wie «Scope-2-Emissionen» und «THG-Intensitätskennzahl» neu für Sie sind, sparen die geführten Erklärungen erheblich Zeit und reduzieren das Fehlerrisiko.
• Sie haben Emissionsfaktoren nicht im Kopf. Die meisten KMU-Inhaber haben das nicht. QuickVSME wendet KBOB-Faktoren automatisch an, sodass Sie sie nicht nachschlagen, die Version überprüfen oder veraltete Werte riskieren müssen.
• Sie wollen in unter einer Stunde fertig sein. Mit Ihren Energierechnungen und HR-Daten zur Hand führt der Assistent Sie der Reihe nach durch jedes Feld. Kein Springen zwischen Tabellenblättern oder Suchen der richtigen Zelle.
• Sie brauchen eine präsentable Ausgabe. Ein formatiertes PDF in der Sprache des Empfängers ist professioneller als das Weiterleiten einer rohen Tabelle.
• Sie wollen Belege mit dem Bericht verknüpfen. Wenn Ihr Lieferkettenpartner oder Ihre Bank nach Belegen fragen könnte, spart eine direkte Verknüpfung mit der Deklaration eine zweite Runde Hin und Her.
• Sie sind ein Schweizer KMU. Die KBOB-Emissionsfaktoren und die CHF-basierte Benutzeroberfläche sind speziell für den Schweizer Kontext konzipiert.

Die versteckten Kosten von «Gratis»

Die Excel-Vorlage kostet beim Download nichts. Aber sie ist nicht gratis in der Anwendung.

Eine konservative Schätzung für Erstberichterstatter: 3 Stunden Arbeitszeit der Geschäftsführung, um die Struktur zu verstehen, Emissionsfaktoren nachzuschlagen, Daten einzugeben, Berechnungen gegenzuprüfen und das Ergebnis zu formatieren. Bei moderaten Opportunitätskosten von CHF 80 pro Stunde sind das CHF 240 an investierter Zeit.

Über den Zeitaufwand hinaus besteht das Risiko von Berechnungsfehlern. Den falschen Emissionsfaktor anwenden, eine veraltete KBOB-Version verwenden oder ein Dezimalkomma falsch setzen — das kann eine Deklaration erzeugen, die technisch inkorrekt ist. Wenn diese Deklaration an einen Lieferkettenpartner weitergegeben wird, der eine Due-Diligence-Prüfung durchführt, untergräbt ein Fehler die Glaubwürdigkeit.

Ausserdem gibt es keinen Audit Trail. Wenn jemand sechs Monate später fragt, wie Sie Ihren Scope-1-Wert berechnet haben, sind Sie auf Ihr Gedächtnis und die Notizen angewiesen, die Sie neben der Tabelle aufbewahrt haben.

QuickVSME kostet CHF 49. Das beinhaltet den geführten Assistenten, automatische Berechnungen mit verifizierten Emissionsfaktoren, Validierung, Belegverwaltung und ein formatiertes PDF. Für die meisten KMU rechtfertigen allein die Zeiteinsparungen die Kosten innerhalb der ersten 30 Minuten.

Was sollten Sie wählen?

Wenn Sie mit strukturierter Berichterstattung vertraut sind, Ihre Emissionsfaktoren kennen und eine XBRL-Ausgabe benötigen, laden Sie die EFRAG-Vorlage herunter und nutzen Sie sie. Es ist ein solides Werkzeug, entwickelt von den Verfassern des Standards.

Wenn Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen sind, das zum ersten Mal eine Nachhaltigkeitsdeklaration ausfüllt und es ohne einen ganzen Nachmittag Aufwand richtig machen will, ist QuickVSME genau dafür konzipiert.

Beide Wege ergeben eine gültige VSME-Basic-Module-Deklaration. Der Unterschied liegt darin, wie viel Ihrer Zeit es braucht, um ans Ziel zu kommen.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Finanzberatung dar. Für eine auf Ihre Berichtspflichten zugeschnittene Beratung konsultieren Sie Ihre Revisionsstelle oder einen qualifizierten Nachhaltigkeitsberater.

Quellen: EFRAG VSME-Standard, KBOB-Ökobilanzdaten, Empfehlung der Europäischen Kommission C(2025) 4984